Strona główna » User experience

User experience umów

21 sierpnia 2012 napisała Barbara [ 3 odpowiedzi ] Drukuj wpis

Jako przedsiębiorca bardzo często spotykam się z różnego typu umowami i kontraktami pochodzącymi zarówno od wielkich korporacji, jak i małych firm. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, które konstruuje umowę, 90% tych dokumentów przyprawia mnie o ból głowy i drgawki. Ich przeczytanie i zrozumienie często graniczy z cudem, wymaga pomocy specjalisty oraz konsumuje sporo czasu i nerwów. A to ze względu na skrajną nieużyteczność tego typu dokumentów – zarówno jeśli chodzi o formę, jak i o treści.

Umowy zorientowane na użytkownika

W chwili skrajnego załamania nad jedną z umów pomyślałam sobie „Dlaczego nie projektować tych dokumentów, tak jak stron www czy infografik” i zaczęłam szukać informacji odnośnie user experience kontraktów. Okazało się, że nie tylko w mojej głowie zakiełkował taki pomysł. We współpracy z metalurgicznym potentatem – firmą Ruukki – Steefania Passera i Helena Haarpio z fińskiego uniwersytetu w Aalto postanowiły przeprowadzić testy dwóch wersji umowy – tradycyjnego tekstowego kontraktu (tworzonego jedynie przez prawników) oraz dokumentu po redesignie dokonanym przez interdyscyplinarny zespół (w którego skład wchodził m.in. prawnik i grafik/specjalista UX).

Ideą przewodnią projektu była poprawa user experience dokumentów użytkowych  przez postawienie użytkownika w centrum ich tworzenia. Bo skoro można projektować, testować i ulepszać strony www, elektronikę czy meble, można również umowy!

Tworzenie nowej umowy podzielone zostało na 3 części:

  1. wywiady i warsztaty projektowe z zespołami specjalistów z różnych dziedzin jako podstawa poznania potrzeb i nawyków użytkowników;
  2. przeformułowanie treści i skrócenie umowy – tak aby była pisana jak najbardziej naturalnym, zrozumiałym językiem;
  3. stworzenie wizualizacji (ilustracji, diagramów itp.), które miały ułatwić zrozumienie niektórych kwestii kontraktu.

Kiedy umowa osiągnęła zadowalającą formę i treść zespół przystąpił do ewaluacji porównawczej. Respondenci zrekrutowani zostali spośród trzech działów firmy -  zaopatrzenia, sprzedaży oraz departamentu prawnego. Połowa z uczestników otrzymała tradycyjną umowę (tekstową), połowa tę po redesignie zgodnie z zasadami projektowania informacji (z wizualizacjami). Merytorycznie treść umów była taka sama, różniły się formą. Obie grupy poproszone zostały o zapoznanie się z umowami (ze zrozumieniem) i odpowiedzi na pytania testowe odnoszące się do zawartości dokumentu.

Umowa przed i po redesignie

Okazało się, że osoby posługujące się wersją z wizualizacjami udzieliły o ponad 10 punktów procentowych więcej poprawnych odpowiedzi (71,9% poprawnych wskazań versus 60% w wersji tekstowej), a udzielenie odpowiedzi na pytania ankietowe zajęło im ponad minutę krócej. Respondenci ocenili również wersję z wizualizacjami jako łatwiejszą w odnajdywaniu informacji oraz zrozumieniu zapisów. Co więcej, w opinii uczestników badania taka forma dokumentów buduje pozytywny wizerunek firmy jako godnej zaufania, nowoczesnej, otwartej i efektywnej.

Trudno mi ocenić samą metodologię badań – w źródłach, które znalazłam autorki nie podają wielkości próby, liczby pytań itp. Niemniej potwierdzają one istotność poprawy użyteczności tego typu dokumentów.

Odpicuj swoją umowę

Realia codziennej pracy nie pozwalają niestety na tworzenie dedykowanych diagramów, wykresów i wizualizacji do każdej zawieranej umowy. Nie trzeba jednak tworzyć od razu infografiki. Jest kilka prostych zabiegów, które mogą znacząco poprawić czytanie, rozumienie, odnajdywanie informacji w umowach.

  • Stosuj naturalny język – namów swojego prawnika do ograniczenia branżowego bełkotu. Umowy powinny być pisane prostym i łatwym do przyswojenia dla każdego językiem. Nie zmienia to ich wartości prawnej, a znacząco poprawia zrozumienie. Zobaczcie sami, jak zrobił to jeden z użytkowników Docracy (darmowego zbioru umów).
  • Pisz krótko – staraj się pisać w zwięzły sposób – oszczędzisz własny czas i partnera biznesowego. Mieliście okazję czytać kiedyś 40 stronicową umowę? Ja miałam i wspominam to jako horror.
  • Dziel na etapy – stosuj wyraźny podział na paragrafy, najlepiej ze zrozumiałymi nagłówkami które pomagają w zapoznawaniu się z dokumentami i odnajdywaniu potrzebnych informacji.
  • Wyróżniaj to, co najważniejsze – podkreślaj i pogrubiaj informacje oraz wypunktowuj kluczowe dla danej umowy dane (zakres, kwoty, osoby kontaktowe itp.);
  • Dołączaj wizualizacje – jeśli tylko to możliwe staraj się dołączyć materiały pomagające zobrazować elementy umowy – np. zamiast żmudnie opisywać terminy poszczególnych etapów prac – dołącz harmonogram w przyjaznej formie diagramu.

 

Źródła:

Stefania Passera & Helena Haapio, 2012, Enhancing Contract Usability and. User Experience Through Visualization.

 

 

 

Autorka

Barbara Rogoś-Turek

www: http://witflow.com
Managing Partner i Research Director w WitFlow. Trenerka, prelegentka, propagatorka projektowania użytecznego i budzącego pozytywne emocje. Ewangelistka pracy grupowej. Po godzinach wyszukuje przejawy dobrego user experience i designu poruszając się na różowym rowerze po ulicach Wrocławia. Czytaj więcej
Tagi: , , ,
  • Gosc

    Muszę przyznać, że świetnie to wygląda.

  • http://twitter.com/rastru Radosław Struczyński

    Dzięki. Warto czasami spojrzeć z innej perspektywy na to co chcemy zaprezentować, nawet jeśli chodzi o zwykłe umowy

  • http://witflow.com Barbara

    No właśnie! Czasem takie drobne ulepszenia w narzędziach i dokumentach, z którymi codziennie się stykamy przynoszą ogromną poprawę.